Access

Resumen:

Domestique al monstruo de las bases de datos sin subestimar su alcance y prestaciones. En Access, algunas cosas funcionan rápidamente y otras requieren más dedicación. No se desanime. Este libro ofrece las soluciones para todos, desde los usuarios principiantes hasta los desarrolladores avanzados.

Los problemas para diseñar y explotar una base de datos en Access, se pueden clasificar en dos grupos. Un primero referido al conocimiento de la teoría de base de datos relacionales y un segundo que tiene que ver con el rendimiento. Aquí se tienen en cuenta todos.

El libro empieza explicando temas generales para luego dedicarse a las áreas más específicas del programa; como el armado de consultas, la preparación de vistas y la creación de funciones de usuario.

Phil Mitchel es analista y programador de la Universidad de Harvard y fundador del proyecto 2People.
Evan Callahan ha trabajado para Microsoft ayudando a dar forma a los manuales de Access. Actualmente dirige una empresa de consultoría especializada en soluciones de Microsoft Access para pequeñas empresas.

Indice:
Prefacio
Cómo utilizar este libro
Versiones de Access
MSKB 123456
Convenciones utilizadas en este libro
Utilizar los ejemplos de código

Introducción. Los fundamentos básicos de Access
La ventana Base de datos
Asistentes
Vista de diseño y vistas de usuario
Configuración de propiedades
Objetos dependientes o independientes
Bases de datos multiusuario y diseño dividido
Cómo crear un procedimiento de evento
Cómo añadir código a una aplicación
DAO frente a ADO

1. Problemas generales
Personalizar Access
Valores predeterminados de Access inapropiados
Valores predeterminados globales
Valores predeterminados específicos
El desorden de Alt-Tab
Un Alt-Tab mejor
La lista de archivos recientes
Elementos de menús desactivados
Asistente para importación de hojas de cálculo. Lista Tipo de dato
Asistente para importación de hojas de cálculo. Opción En una tabla existente
Herramientas>Utilidades de la base de datos. Administrador de tablas vinculadas, Convertir base de datos y Divisor de base de datos
Botón Nuevo registro (*) en un formulario o comando Insertar>Nuevo registro en una tabla
Herramientas>Utilidades de la base de datos>Convertir base de datos>Al formato de archivo de Access 2000
Cuadro de diálogo Modificar relaciones (Herramientas>Relaciones). Exigir integridad referencial
Formato>Formato condicional (vista de diseño de un formulario)
Consulta>Parámetros
Herramientas>Utilidades de la base de datos>Crear archivo MDE o Crear archivo ADE
Botón Cambiar propietario en Herramientas>Seguridad>Permisos de usuario y de grupo
Definir nuestros propios valores por defecto para formularios, informes y controles
Valores predeterminados para tablas, consultas y hojas de datos
Atajos de teclado ocultos (pero indispensables)
Cambiar entre las vistas de diseño y objeto
Escribir líneas laaargas en sitios pequeños
Access cambia mis datos
Ayuda que no sirve de ayuda
Grupos de noticias
Utter Access
Sitios expertos
La base de artículos Knowledge Base de Microsoft
Microsoft Developer Network (MSDN)
Dame menús completos
Barras de herramientas y menús perdidos o mutilados
Se ha perdido una barra de herramientas o menú
Se han modificado las barras de herramientas o los menús
La barra de herramientas o el menú se ha eliminado o se ha fusionado con otro
La barra de herramientas aparece desactivada al iniciar el programa
Objetos perdidos (formularios, informes, consultas, etc.)
La rueda de la confusión
Desactivar las horribles advertencias de hipervínculos
Localizar y reemplazar objetos de bases de datos
Guardar la posición personalizada de un formulario
Entrada de datos sin Access
Perdido en la vista de hoja de datos
Acelerar Access
Access falla y es inestable
Una base de datos extraña o corrupta
Preparación
Utilizar la herramienta de reparación y compactación incorporada
Exportar a una nueva base de datos
Sugerencias para problemas específicos
Ayuda profesional
La maldita corrupción
Problemas de redes
Fallos del sistema
Errores de Access
Errores de la aplicación
Errores de usuario
Asistentes u opciones de importación, exportación y vinculación perdidas
Asistentes perdidos o estropeados
Opciones de importación, exportación y vinculación perdidas
Agonía de una instalación enferma
Mensajes de error
Los mensajes #¿Nombre? y #¿Error?
Nombres mal escritos o inexistentes
Signos igual perdidos
Nombres fuera del alcance
Sintaxis incorrecta de expresiones
Empleo de constantes de Visual Basic
Consultas o subformularios vacíos
Consultas de parámetros incrustadas en una expresión
Sintaxis errónea en una referencia a un subformulario
Referencias circulares
#¡Núm!, #¡Div/0!, #Eliminado y #Bloqueado
Introduzca el valor del parámetro
Access sin licencia
Tipos definidos por el usuario no definidos
Referencias perdidas
Errores de disco o de red
La base de datos es de sólo lectura o el archivo ya está en uso

2. Rendimiento, versiones, seguridad y despliegue
Rendimiento
Una base de datos abarrotada de imágenes u objetos OLE
¿Por qué es tan lenta mi base de datos?
Realizar Autocorrección de nombres y Hoja secundaria de datos
Consultas
Informes
Formularios
Funciones
¿Por qué es tan lenta mi base de datos dividida?
Mantener una conexión persistente en el lado de la interfaz
Hacer que la interfaz sea fácilmente accesible
Compruebe su software antivirus
XP Home camina lentamente
Access con SQL Server sigue siendo lento
Versiones, actualizaciones y conversión
Access funciona en un PC pero no en otro
Aspectos sobre la compatibilidad de Access y Windows
Convertir bases de datos antiguas
Ejecutar la misma base de datos en varias versiones de Access
Ejecutar diferentes versiones de Access en el mismo PC
Ejecutar la versión correcta de Access
¡Esta actualización me está matando!
Muchos Office, muchas incompatibilidades de librerías
Seguridad
La seguridad de Access es débil
Actualizar bases de datos protegidas
Paro forzoso de una base de datos
Seguridad sencilla
Seguridad a nivel de usuario
Archivo de grupo de trabajo perdido o corrupto
Productos y servicios de terceros
Administrar correctamente la seguridad a nivel de usuarios
Crear un nuevo archivo de grupo de trabajo
Crear un nuevo administrador de base de datos
Crear una nueva base de datos segura
Crear grupos personalizados
Asignar permisos a los grupos
Crear usuarios
Restablecer el grupo de trabajo por defecto (opcional)
Deshacer una seguridad chapucera
Interfaz segura, datos de respaldo desprotegidos
Después de configurar la seguridad de una base de datos, falla el primer intento de registro
Demasiados inicios de sesión
Dividir una base de datos segura
La seguridad falla al desplegar la base de datos en la red
La advertencia "Expresiones no seguras"
Crear firmas digitales
Despliegue empresarial y bases de datos en red
Mantener Access funcionando sin problemas
Tareas de mantenimiento automáticas
Buenas prácticas para Access en redes
Minimizar las conexiones de red
Optimizar el diseño
Consideraciones sobre hardware
Bloqueos oportunistas
Superar el límite de 2 GB de Jet
Evitar la configuración DSN manual para ODBC.
El código VB falla después de la división
Fusionar dos interfaces
No puedo conseguir que funcione la replicación
La replicación falla con los objetos de la interfaz
Réplicas corruptas

3. Datos, tablas y diseño de bases de datos
Diseño de bases de datos e integridad de datos
Diseño de tablas 101
Relaciones angustiosas
No quiero diseñar una base de datos desde el principio
Nombres de campos malos
Defectos en el tipo de datos Decimal
Pesadillas autonuméricas
No puedo crear una relación
No puedo borrar registros
Los valores predeterminados no se aplican a los registros ya existentes
Reglas de validación sencillas
El operador Como
El operador Entre
El operador En
Reglas a nivel de registro
Reglas de validación complejas
Subtipos y supertipos
Registros duplicados
Los espíritus de la ventana Relaciones
Un diseño deprimente de la ventana Relaciones
El ataque de las tablas inexistentes
Importar, vincular y exportar datos
Errores con datos importados
Canción triste de una hoja de cálculo vinculada
Datos que se importan incorrectamente como fechas
Oscuros errores de importación de Excel
Mensajes de error durante la importación que no ayudan
No puedo importar tablas de Word
No funciona la técnica de copiar y pegar a Excel
Al exportar informes se producen números extraños
Apóstrofes ocultos en datos exportados
Los datos numéricos exportados se truncan
Los datos de texto exportados se truncan
Problemas varios con la exportación
Poner datos en la Web
Páginas estáticas de sólo lectura
Páginas dinámicas de sólo lectura
Páginas dinámicas que se pueden editar
Automatizar la importación y la exportación
Exportar datos sobre la marcha

4. Consultas
Fundamentos básicos de las consultas
Consultar una única tabla
Consultar varias tablas
Nombres de columnas sin sentido
Crear un campo calculado
Crear una consulta de totales
Encontrar el panel de propiedades de una consulta
Divide y vencerás
Uniones advenedizas
Limitar el número de registros devuelto
Evitar duplicados en una consulta
Encontrar registros duplicados
Contar respuestas de tipo Sí/No
Saltar a la vista SQL
Acelerar consultas lentas
Fallos de consultas
Datos perdidos en una consulta de múltiples tablas
La consulta no tiene datos, o tiene los datos equivocados
Error de función de agregado
La consulta de totales devuelve resultados incorrectos
Ordenación desordenada
Las uniones izquierdas no funcionan
Errores de expresión de combinación no admitida y uniones externas ambiguas
Ni hablar de máscaras de entrada en consultas
Consultas de parámetros y de tabla de referencias cruzadas
Consultas de parámetros con caracteres comodín
Consultas de parámetros con respuestas en blanco
Consultas de parámetros más afables con el usuario
Consultas de parámetros con listas
Parámetros en consultas de tabla de referencias cruzadas
Ordenar filas en tablas de referencias cruzadas basadas en totales
Consultas de tabla de referencias cruzadas con valores múltiples
Técnicas para consultas difíciles
Comparar filas diferentes
Trabajar con jerarquías
Trabajar con rangos
Uniones externas completas
Divide y vencerás con subconsultas
Encontrar filas que no existen
Trabajar con fechas de calendario
Expresiones SQL perdidas

5. Formularios
Trabajar con la vista de diseño
Activar los asistentes
Editar varios controles al mismo tiempo
Dejar abierto el panel de propiedades
¿Dónde están las propiedades del formulario?
Etiquetas adjuntas
Resolver problemas en nombres de cuadros combinados y cuadros de lista
Subformulario vacío en la vista de diseño
El formulario se abre lentamente en la vista de diseño
Diseño de formularios
Construir el formulario adecuado
Tablas no relacionadas
Relaciones de uno a varios
Relaciones de uno a varios a varios
Relaciones de varios a uno
Relaciones de varios a varios
Sincronizar subformularios
Sincronizar dos formularios
Crear formularios para cuadros de entrada
Mostrar valores de subformulario en el formulario principal
Ocultar un subformulario vacío
Reutilizar formularios
Crear formularios agradables para los usuarios
Simplificar la entrada de datos
Autorellenar fechas
Autorellenar campos relacionados
Definir el orden de tabulación
Distinguir campos no editables
Atajos de teclado para cuadros de búsqueda
Abrir un formulario con un nuevo registro
Actualizar datos automáticamente
Claves externas ocultas
Encontrar registros rápidamente
Manejar elementos que no están en el cuadro combinado
Un formulario, varias resoluciones de pantalla
Grupos de opciones que no permiten valores de texto
No puedo cambiar los encabezados de columna en la vista de hoja de datos
Set Focus no funciona
Permitir valores nulos en un cuadro combinado
Corregir los desplazamientos en cuadros combinados
Utilizar las teclas del cursor en cuadros combinados
Acelerar cuadros combinados lentos
Restringir con un control separado
Limitar filas con predicciones de escritura
Los límites del formato condicional
El formulario está en blanco en la vista de formulario
Editar datos introducidos por el usuario
No puedo guardar los cambios en los datos
Algunos formularios no deberían ser editables por defecto
Demasiados controles en una página
Llevar datos de un registro al siguiente

6. Informes, etiquetas de correo y gráficos
Problemas generales con los informes
El asistente para informes no está asistiéndome
Construir un informe desde el principio
La vista previa del informe es demasiado pequeña
Mensajes "Introduzca el valor del parámetro" no esperados
Campos calculados que muestran el error #¿Error?
Campos Memo truncados
Informes sin datos
Error 2501: La acción OpenReport se canceló
Filtros con parámetros
Numerar los registros de forma consecutiva
Exportar a Word/RTF
Ríndase e inténtelo con Excel
Diseño de página e impresión
Demasiado espacio en blanco
Todas las otras páginas están en blanco
Página en blanco al final de un informe
Aspectos de diseño de columnas
Se necesita al menos una impresora
Utilizar la impresora predeterminada
Ordenación, agrupación y subinformes
Los registros no se ordenan como en la consulta asociada
Encabezado de grupo huérfano
Los subinformes pierden sus encabezados
Totales no permitidos en el pie de página
Los encabezados de tablas de referencias cruzadas no coinciden
Encabezados de columna fijos
Encabezados de columna dinámicos
Etiquetas de correo
He perdido de vista el asistente
Plantillas personalizadas de etiquetas
Demasiadas etiquetas. No hay margen suficiente
Eliminar líneas en blanco y otros ajustes de etiquetas
Solicitud de la función Recortar
Códigos postales de 5+4 dígitos
Más de una etiqueta para cada registro
Imprimir hojas parciales de etiquetas
Diagramas y gráficos
¿Dónde están los gráficos?
Gráficos que muestran sólo datos de muestra
Los cambios del gráfico han desaparecido
Datos incorrectos en el gráfico
El gráfico está en blanco
Gráficos de escala fija
Controlar gráficos mediante código
Vincular un gráfico desde Excel

7. Expresiones, macros, módulos de código y controles personalizados
Expresiones
.Puntos, !exclamaciones y [corchetes]
Expresiones en blanco
Enredos con valores nulos
Depurar expresiones
Regla 1: Simplificar y simplificar
Regla 2: Comprobar la documentación
Regla 3: Examinar los datos
Misteriosos errores de sintaxis
"Comillas", #comillas# y más #%&@!! """"comillas""""
Operadores Como, En y Entre
El operador Como cambia por Alike
Canción triste del generador de expresiones
Funciones con el signo del dólar $
[Corchetes] y "comillas"
Apellidos, Nombre
Fechas, fechas y más fechas
Definir un rango de fechas (mes anterior, dos últimas semanas, etc.)
Localizar una fecha específica (último día del mes, primer día del mes anterior, etc.)
Encontrar el tiempo transcurrido
Encontrar rangos de fechas que se solapan
Comparar fechas ignorando horas
Trabajar con días no laborables
Referencias de propiedades de subformularios
Macros y módulos de código
Encontrar una acción de macro
Domesticar el editor de Visual Basic
Desplazarse por el código y los módulos
Obtener ayuda
Depuración
Localizar una función de Visual Basic
Seleccionar el evento apropiado
Errores en apóstrofes
Desactivar los cuadros de diálogo de confirmación
Detener una macro o un código
Una gestión de errores más eficiente
El error se produce en Access
El error se produce en el código Visual Basic personalizado
Guardar un registro
Datos perdidos
Misteriosos errores de sintaxis. Parte dos
Controles personalizados y aplicaciones externas
Misterios de los controles ActiveX
Eventos perdidos en controles ActiveX
Controles de calendario
Seleccionar archivos
Utilizar la API de Windows
Utilizar el objeto FileDialog
Utilizar el control Common Dialog
Utilizar funciones de Excel
Crear vínculos de correo electrónico
Enviar un e-mail desde Access

Apéndice A
Lista de comprobación de instalaciones
Mantener Windows actualizado
Mantener Office actualizado
Mantener Jet 4.0 actualizado
Instalar todas las características de Access
Volver a registrar una DLL
Instalar controladores ODBC
Grupos de noticias de Access
Funciones Visual Basic
Acciones de macro
Eventos

Glosario

Índice alfabético